مقدمة البرنامج
يعتمد شاغلوا الوظائف الإشرافية اعتماداً كبيراً على المساعدين الذين يديرون مكاتبهم من سكرتارية ومساعدين إداريين. ومما لا شك فيه أن تسيير الأعمال المكتبية في مرونة يعد من الأمور التي لا تتحقق إلا إذا تمكن موظفو إدارة المكاتب من إنجاز تلك الأعمال بحرفية.
من الضروري أن تتواكب عملية تطور قطاع الأعمال بوجه عام، مع عملية إعادة تدريب وصقل مهارات العاملين والعاملات بقطاع إدارة المكاتب بمختلف المؤسسات، ليتمكنوا من تأدية أعمالهم بطريقة تؤتي ثمارها المنشودة. لذا، فقد أصبح علم إدارة المكاتب علماً قائماً بذاته، له أصوله ومصادره، وبات يعتمد على الأساليب والأنظمة التقنية الحديثة.
لذلك صمم هذا البرنامج التدريبي لتطوير سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكن المهنيين الجدد والمتقدمين في المكاتب من زيادة مساهمتهم في مكان العمل إلى أقصى حد.
سيساعدك هذا البرنامج على معرفة كيفية التخطيط والتنظيم بكفاءة، وتطوير مهارات الاتصال بثقة والمساهمة بشكل استباقي في تحقيق أهداف المنظمة بنجاح.
أهدااف البرنامج
عند نهاية هذا البرنامج التدريبي سيكون المشاركون قادرين على:
- تقديم مساهمة أكبر في مكان العمل
- تطوير مهارات وقدرات الإداريين الجدد والسكرتارية
- تحديد الأولويات بين المهام العاجلة والمهمة
- تخطيط وتنظيم وإدارة الوقت بشكل أكثر فعالية
- التعامل مع صعوبات وضغوط العمل في المكاتب العصرية
- التواصل بشكل أكثر ثقة وفعالية مع المدير والزملاء والإدارات الأخرى
- الكتابة بواسطة البريد الإلكتروني واستخدام الهاتف بشكل أكثر احترافا وفعالية
لمن يوجه البرنامج
- الإداريين
- المساعدين الإداريين
- السكرتارية التنفيذية
- الأمناء
- بالإضافة إلى جميع موظفي المكاتب
الاثر التدريبي على المتدرب
- القدرة على إدارة الضغوط والتوترات والمطالب الخاصة بأماكن العمل
- سیتعلم المشاركون مجموعة من الأسالیب والمهارات في جو ودي مشجع
- تقديم فرصة للأفراد للحصول على الدعم من مجموعة واسعة من القادة التنفيذيين وبالتالي إنشاء شبكة من الاتصالات لتحقيق الأداء المتفوق
الاثر التدريبي على المؤسسة
- القدرة على تقديم خدمة من الدرجة الأولى داخل المنظمة ومع العملاء الخارجيين
- سوف يستطيع المشاركين زيادة وتطوير المعرفة والمھارات والکفاءات اللازمة للوفاء بمتطلباتھم الحالیة والمستقبلیة في الوظائف بشکل أکثر فعالیة
- سوف يكون لدى المشاركين فهم أفضل لاحتياجات الآخرين، ووجهات نظرهم التي تدعم العمل معهم لصالح الجميع
- ستجني المنظمة فوائد دمج مثل هذه السلوكيات الأساسية نحو توفير خدمة متميزة ودعم لمديريها التنفيذيين والزملاء والعملاء
مخطط البرنامج
الوحدة الاولى
- تعريف الأمين والسكرتيرِ
- واجبات ومهام مدير المكتب والسكرتيرِ
- علوم الإدارة والاقتصاد وأهميتُهُمَا للسكرتيرِ
- دور مدير المكتب والسكرتير في معاونة رئيسه
- تخطيط العمل اليومي
- الإعداد للسفرِ في الداخل والخارج
- أهمية الاتصال ودور السكرتيرِ في تسهيلِه وتنظيمِه
الوحدة الثانية
- العناية باستقبال الضيوف
- زائر صديق أو قريب للمدير
- زائر من العاملين
- زائر بغير ميعاد سابق
- زائر غير مرغوب فيه
- الصحفيون
- إنهاء الزيارات التي طالت عمّا هو محدد لها
الوحدة الثالثة
- إدارة الاجتماعات
- مزايا و عيوب الاجتماعات
- دور السكرتارية في تنظيمِ الاجتماعات
- مواصفات غرفة أو قاعة الاجتماعات
- مواصفات دعوات الاجتماع
- واجبات السكرتيرِ أثناء وبعد الاجتماع
- التقنية الحديثة والمناظرات السمعية والبصرية
الوحدة الرابعة
- وضع الأولويات وإدارة الوقت
- مهارات الاتصال الفعال
- بناء فريق العمل
- التعامل مع الضغوط السلوكية والجسمانية
- قواعد واسس التصنيف والفهرسة
- الادوات المكتبية في مكتب السكرتارية
- النظافة والأمن والسلامة في مكتب السكرتارية
الوحدة الخامسة
- مهارات الكتابة وإعداد وصياغة الرسائلِ والتقاريرِ
- التصميم و اختيار الشكل المناسب للتقريرِ
- مهارات استخدام الهاتف
- مهارات استخدام البريد الإلكتروني
- مهارات العرض و الإلقاء
- تمرين عملي - إعداد وتقديم عرض حول موضوع يتم الاتفاق عليه
