مقدمة البرنامج
ما الذي يميز الإداريين الاستثنائيين عن بقية الموظفين؟ يقدم هذا البرنامج التدريبي التقنيات العملية الأساسية والمتعمقة التي ستمكنك من التفوق في مكان عملك. وستتعلم أفضل الممارسات من مختلف التخصصات، مثل كيف تكتب باحترافية وكيف تصبح محاوراً ناجحاً.
ويركز هذا البرنامج على أهمية توفير خدمة استثنائية للعملاء الداخليين والخارجيين. وسيكون لديك الفرصة لمناقشة تأثير الضغوطات في مكان العمل وكيفية تحويلها إلى ميزة. وبالإضافة إلى ذلك ستتعلم كيفية اتقان الاستخدام الفعال للوقت الذي سيعزز الإنتاجية ويخفّض مستوى ضغط العمل، وكيف يمكنك تنظيم وإدارة الاجتماعات الفعالة وتحسين قدرتك على اسخدام الهاتف.
أهدااف البرنامج
سيكتسب المشاركون في نهاية البرنامج العديد من المعارف والمهارات:
- تحديد وفهم دور الإداري ومدير المكتب
- وضع سلوك للخدمة يهدف إلى إرضاء العملاء الداخليين والخارجيين
- تنفيذ استراتيجيات التواصل اللفظي والكتابي اللازمة لتنفيذ المسؤوليات بطريقة فعالة
- تطبيق تقنيات إدارة الوقت اللازمة لتحسين الإنتاجية في المكتب
- ذكر الأسباب الرئيسية لضغط العمل والتقنيات اللازمة للتحكم بها
- التعامل مع المكالمات الهاتفية بشكل مهني صحيح
- التعامل مع الاتصالات الهاتفية باحترافية
- تنظيم الاجتماعات بفعّالية
لمن يوجه البرنامج
- كبار المسؤولين الإداريين
- المساعدين
- التنفيذيين
- المشرفين
الاثر التدريبي على المتدرب
الاثر التدريبي على المؤسسة
مخطط البرنامج
الوحدة الاولى
- الإدراك مقابل الحقيقة
- عوامل نجاح الإداري: الاختلاف عن الآخرين بشكل واضح وكبير
- الكفاءات اللازمة لتحقيق النجاح
- تحديد دور مدير المكتب
- ما الذي يجب فعله لتحقيق التميز في العمل
الوحدة الثانية
- أهمية الموقف الإيجابي
- تحسين المصداقية وكسب التقدير
- الحزم
- إقناع المدير وزملائك والمرؤوسين والعملاء بأفكارك
- إعداد عرض تقديمي احترافي
- عناصر المراسلات المهنية المتقنة
- الأسلوب والتنسيق
- تحديد الهدف للقارئ
- توقعات القارئ
الوحدة الثالثة
- فهم الاحتياجات الخاصة بالعملاء الداخليين والخارجيين
- تقديم خدمات ممتازة
- إزالة عوائق تقديم الخدمة
- تحليل عقلية الصومعة
- معالجة الشكاوى
- الأسباب والأعراض
- كيف يؤثر ضغط العمل على الأداء
- تحديد مسببات ضغط العمل
- وضع خطة إدارة شاملة لضغوطات العمل
الوحدة الرابعة
- تحديد أسباب إضاعة الوقت والتخلص منها
- وضع الأهداف والأولويات
- استخدام المقاييس للتحكم في كفاءتك وتحسينها
- التخطيط وإدارة الوقت
- إعداد سجلات العمل الزمنية والاستفادة منها
- عناصر الاجتماع الفعال
- تحضير جدول الأعمال
- مسببات ضياع الوقت الشائعة
- تسجيل محضر الاجتماع
- مسؤوليات القادة والمشاركين في الاجتماع
الوحدة الخامسة
- السلوك المهني عند استخدام الهاتف
- قواعد الإنصات الجيد
- خطوات التعامل باحترافية عند الرد على مكالمة هاتفية
- التعامل مع الشخصيات الصعبة من المتصلين
- تحديد مشاكل المكالمات الهاتفية الشائعة وإيجاد الحلول
