مقدمة البرنامج
أصبحت إدارة المكاتب مهمة صعبة ومعقدة بشكل متزايد، حيث أن تزايد الطلب على السرعة والدقة، والمعرفة بالتكنولوجيا الجديدة والقوى العاملة المتنوعة يجلب التحديات وكذلك فرص النمو.
تطورت أدوار محترفو المكاتب خلال السنوات الأخيرة لتتضمن مسؤوليات إضافية حيث بات يتطلب مهارات متقدمة مثل القدرة على التعامل مع المهام المعقدة وبناء العلاقات والتعامل مع النزاعات واتخاذ القرارات الصعبة، فيجب أن يكونوا مبدعين ولهم دور فعال في الفريق وعلى استعداد لتحمل المخاطر، وقدرة على تمثيل المدراء والتواصل بشكل فعال.
يقدم هذا البرنامج التدريبي بعض المهارات الأكثر تقدمًا التي يمكن أن تساعد مدير المكتب على العمل بثقة وإبداع وفعالية.
أهدااف البرنامج
يهدف هذا البرنامج تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات التالية:
- حفظ وتوثيق البيانات وفهرستها يدويا والكترونيا
- معالجة واسترجاع المعلومات الحيوية بشكل فعال
- تحسين القدرة على الاستيعاب والتركيز
- تحديد الأولويات: تحديد الأهداف... خطة إدارة الوقت ذات الخطوات الخمس
- تحسين الأداء عند التعامل مع الآخرين، والأوراق، والأولويات الموضوعات التي تغطيها الدورة
- الاتصال الفعال
- الابتكار والابداع فى العمل
- الحفاظ على السيطرة: كيف تستخدم الإجهاد لمصلحتك وتعالج الإرهاق
- مهارات استخدام الذاكرة واستدعاء المعلومات
- التغلب على التسويف والإجهاد
- تحديد المجالات التي يجب أن تسيطر عليها
لمن يوجه البرنامج
- المدراء التنفيذيين
- مساعدي التنفيذيين
- المساعدين الإداريين
- السكرتير التنفيذي والمساعدين الشخصيين
- السكرتير الائتماني
- مهني المكاتب المتعلقة بالإدارة
- كل من يجد في نفسه الحاجة لهذه الدورة ويرغب بتطوير مهاراته وخبراته
الاثر التدريبي على المتدرب
الاثر التدريبي على المؤسسة
مخطط البرنامج
الوحدة الاولى
- اكتشاف الإرهاق والقضاء عليه
- خفض حجم المقاطعة
- العمل بكفاءة في حالة وجود عبء العمل وفي حالة غياب عبء العمل
- حدد أهدافك
- ضع أولويات وقتك ونشاطاتك
- ضاعف وقتك بتطبيق خطة السيطرة على الوقت ذات الأربع خطوات
الوحدة الثانية
- أهمية الاتصالات الفعالة
- اكتشاف العوائق التي تواجه الاتصال والقضاء عليها
- تفادي الغموض وسوء الفهم – إرسال الرسالة الصحيحة
- تعزيز مهارات الاستماع والاستجواب لديك
- الاتصال غير الشفهي – لغة الجسد الإيجابية
- استخدام مهارات الاتصال لديك للتفاوض وإقناع الآخرين
- الاتصالات من فرد لآخر، وغير الرسمية، وأثناء الاجتماعات
- فهم كيفية عمل الذاكرة
- شرح الفرق بين الاستيعاب، والذاكرة، واسترجاع المعلومات
- استخدام أساليب تقوية الذاكرة واسترجاع المعلومات
الوحدة الثالثة
- تحديد أعراض الإرهاق
- تطبيق الأساليب الحازمة
- تطوير مهارات التأقلم
الوحدة الرابعة
- تحليل البيانات وصنع القرار
- تطبيق التفكير الإبداعي في مجال حل المشاكل وصنع القرار
- وضع القرارات المتخذة موضع التنفيذ
- الثقة بما تطرحه من مبادرات وأحكام
- تعزيز مهارات الذاكرة لديك
- قوة التفكير المجدد والإبداعي
الوحدة الخامسة
- الاتصال بثقة
- التغلب على المشاكل في المستوى الأعلى
- عرض وجهة نظرك بثقة ووضوح في الاجتماعات أو لدى الإدارة
- الاتصال القوي والمقنع والجازم
- كيفية التأثير باستخدام النمط المؤثر
- التعامل مع الأشخاص مثيري المشاكل
- تحديد تأثيرك على هذا النوع من العلاقات الصعبة
- تطبيقات البرمجة اللغوية العصبية في مجال السكرتارية وادارة المكاتب.
